Podstawą do uzyskania refundowanego przedmiotu ortopedycznego (wyrobu medycznego, wg nomenklatury z ww. przepisów) lub środka pomocniczego jest zlecenie wystawione przez upoważnionego lekarza ubezpieczenia zdrowotnego, lub – w przypadku kontynuacji zaopatrzenia – przez pielęgniarkę lub położną ubezpieczenia zdrowotnego.
Dla wyrobów ortopedycznych lekarzem upoważnionym jest z reguły ortopeda, chirurg, lekarz rehabilitacji medycznej, niekiedy neurolog lub reumatolog; w przypadku środków pomocniczych – także lekarz innej specjalności (okulista, laryngolog, onkolog) lub lekarz podstawowej opieki zdrowotnej, ew. felczer ubezpieczenia zdrowotnego.
Narodowy Fundusz Zdrowia dokonuje weryfikacji zlecenia na etapie jego wystawienia i potwierdza posiadanie prawa do świadczeń opieki zdrowotnej przez świadczeniobiorcę na etapie jego realizacji.
Począwszy od 1 stycznia 2020 wprowadza się system weryfikacji zlecenia na wyroby medyczne i potwierdzania posiadania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej przez pacjenta za pośrednictwem serwisów internetowych lub usług informatycznych Narodowego Funduszu Zdrowia.
W przypadku braku dostępu do serwisów internetowych lub usług informatycznych Funduszu, weryfikacja zlecenia i potwierdzenie posiadania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej są dokonywane w siedzibie wybranego przez świadczeniobiorcę oddziału wojewódzkiego Funduszu.
Osobom uprawnionym do comiesięcznego zaopatrzenia w wyroby medyczne (tj. np. pieluchomajtki, sprzęt stomijny, cewniki, worki do zbiórki moczu) zlecenia są wystawiane na okres nie dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych od dnia wystawienia. Zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne przysługujące comiesięcznie, w tym ich kontynuacja, wystawione na więcej niż jeden miesiąc kalendarzowy mogą być realizowane częściami obejmującymi okresy nie krótsze niż miesiąc i nie dłuższe niż 6 miesięcy oraz mogą być zrealizowane wyłącznie w miesiącach, na które zostały wystawione, z wyłączeniem miesięcy, które upłynęły.
Zlecenie na wyroby medyczne może być wydane po upływie okresu ich użytkowania (określonego w rozporządzeniu).
Okresy użytkowania wyrobów medycznych nie dotyczą (od 1 lipca 2018) osób o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Ubezpieczony może zrealizować potwierdzone zlecenie u dowolnego świadczeniodawcy, posiadającego umowę z NFZ.
Wyroby medyczne wydawane na zlecenie przysługują bezpłatnie (do wysokości limitu) lub za częściową odpłatnością.
Przykładowe okresy użytkowania, wysokość odpłatności i limity cen
wyrobów medycznych dla dorosłych:
| proteza kończyny dolnej (ostateczna) | 3 lata | bezpłatnie | 4000 – 35000 zł |
| pończocha kikutowa (6 szt.) | 1 rok | bezpłatnie | 45 zł / szt. |
| proteza kończyny górnej | 3 lata | bezpłatnie | 4500 – 15000 zł |
| aparat ortopedyczny k.d. (orteza) | 3 lata | 10% | 1000 – 15000 zł |
| gorset ortopedyczny | 3 lata | 10% | 1000 – 2800 zł |
| kula łokciowa | 3 lata | 30% | 30 – 140 zł |
| laska dla niewidomych (biała) | 6 miesięcy | bezpłatnie | 100 – 250 zł |
| but ortopedyczny | 6 miesięcy | 10% | 500 – 1000 zł |
| but do pary | 1 rok | 30% | 200 – 300 zł |
| wózek inwalidzki ręczny | 5 lat | bezpłatnie | 650 zł |
| wózek inwalidzki ze stopów lekkich | 5 lat | bezpłatnie | 1700 zł |
| wózek inwalidzki aktywny o napędzie ręcznym | 4 lata | bezpłatnie | 2000 lub 4500 zł |
| wózek inwalidzki specjalny | 4 lata | bezpłatnie | 3000 zł |
| wózek inwalidzki specjalny o napędzie ręcznym jednostronnym dla dorosłych | 4 lata | bezpłatnie | 3000 zł |
| wózek inwalidzki stabilizujący dla dorosłych | 4 lata | bezpłatnie | 2000 zł |
| wózek inwalidzki spacerowy bierny dla dorosłych | 4 lata | bezpłatnie | 4000 zł |
| wózek inwalidzki elektryczny dla dorosłych | 4 lata | bezpłatnie | 5000 zł |
| soczewki (okularowe lub kontaktowe) | 6 mies. – 2 lata | 10 – 30% | 25 – 600 zł |
| pomoce optyczne dla niedowidzących | 3-5 lat | bezpłatnie | 200 – 400 zł |
| proteza oka | 5 lat | bezpłatnie | 700 – 800 zł |
| aparaty słuchowe | 3-5 lat | do 26 lat bezpłatnie, powyżej – 30% | 1500 – 3000 zł |
| cewniki zewnętrzne (do 30 szt.) | 1 miesiąc | 30% | 4 zł / szt. |
| cewniki jednorazowe (do 180 szt.) | 1 miesiąc | do 18 lat bezpłatnie, powyżej – 10% | 0,80 – 5,35 / szt. (w zależności od rodzaju cewnika) |
| worki stomijne (do 90 szt.) | 1 miesiąc | bezpłatnie | 450 – 1060 zł |
| pieluchomajtki (do 90 szt.) | 1 miesiąc | 20% | 1,00 – 2,30 zł / szt. (w zależności od stopnia chłonności) |
| aparat do leczenia obturacyjnego bezdechu sennego | 5 lat | 10% | 2100 zł |
| proteza piersi | 2 lata | 10% | 350 – 450 zł |
| poduszka przeciwodleżynowa pneumatyczna | 2 lata | 30% | 400 – 500 zł |
| materac przeciwodleżynowy zmiennociśnieniowy | 3 lata | 30% | 250 – 400 zł |
pełen wykaz wyrobów medycznych wydawanych na zlecenie (styczeń 2024)
zawierający określenie dla każdego przedmiotu osób uprawnionych do wystawienia zlecenia, limitu finansowania ze środków publicznych, wysokości udziału własnego świadczeniobiorcy w tym limicie, kryteriów przyznawania, okresu użytkowania i limitu cen naprawy wyrobu
Okres użytkowania niektórych wyrobów medycznych (np. wózków inwalidzkich) może ulec skróceniu, w przypadku gdy nastąpiły zmiany w stanie fizycznym użytkownika, powodujące konieczność skrócenia okresu użytkowania wyrobu medycznego, a możliwości regulacji tego wyrobu zostały wyczerpane.
Limit na naprawę wyrobu medycznego wynosi 30% limitu ceny danego wyrobu. Dotyczy to przedmiotów określonych w Rozporządzeniu jako „naprawialne”. Refundowanej naprawy można dokonać na podstawie zlecenia wystawionego przez właściwy ze względu na miejsce zamieszkania ubezpieczonego Oddział Funduszu. Refundowane naprawy są możliwe (po upływie gwarancji), tylko w podanym w Rozporządzeniu okresie użytkowania, maksymalnie do kwoty ustalonego limitu ceny, niezależnie od liczby napraw.
W przypadku dokonania naprawy i wykorzystaniu części lub całości tego limitu, okres użytkowania wyrobu medycznego ulega wydłużeniu proporcjonalnie do wykorzystanej części limitu naprawy.