Podstawą do uzyskania refundowanego przedmiotu ortopedycznego (wyrobu medycznego, wg nomenklatury z ww. przepisów) lub środka pomocniczego jest zlecenie wystawione przez upoważnionego lekarza ubezpieczenia zdrowotnego, lub – w przypadku kontynuacji zaopatrzenia – przez pielęgniarkę lub położną ubezpieczenia zdrowotnego.
Dla wyrobów ortopedycznych lekarzem upoważnionym jest z reguły ortopeda, chirurg, lekarz rehabilitacji medycznej, niekiedy neurolog lub reumatolog; w przypadku środków pomocniczych – także lekarz innej specjalności (okulista, laryngolog, onkolog) lub lekarz podstawowej opieki zdrowotnej, ew. felczer ubezpieczenia zdrowotnego.

Narodowy Fundusz Zdrowia dokonuje weryfikacji zlecenia na etapie jego wystawienia i potwierdza posiadanie prawa do świadczeń opieki zdrowotnej przez świadczeniobiorcę na etapie jego realizacji.

Począwszy od 1 stycznia 2020 wprowadza się system weryfikacji zlecenia na wyroby medyczne i potwierdzania posiadania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej przez pacjenta za pośrednictwem serwisów internetowych lub usług informatycznych Narodowego Funduszu Zdrowia.
W przypadku braku dostępu do serwisów internetowych lub usług informatycznych Funduszu, weryfikacja zlecenia i potwierdzenie posiadania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej są dokonywane w siedzibie wybranego przez świadczeniobiorcę oddziału wojewódzkiego Funduszu.

Osobom uprawnionym do comiesięcznego zaopatrzenia w wyroby medyczne (tj. np. pieluchomajtki, sprzęt stomijny, cewniki, worki do zbiórki moczu) zlecenia są wystawiane na okres nie dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych od dnia wystawienia. Zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne przysługujące comiesięcznie, w tym ich kontynuacja, wystawione na więcej niż jeden miesiąc kalendarzowy mogą być realizowane częściami obejmującymi okresy nie krótsze niż miesiąc i nie dłuższe niż 6 miesięcy oraz mogą być zrealizowane wyłącznie w miesiącach, na które zostały wystawione, z wyłączeniem miesięcy, które upłynęły.

Zlecenie na wyroby medyczne może być wydane po upływie okresu ich użytkowania (określonego w rozporządzeniu).

Okresy użytkowania wyrobów medycznych nie dotyczą (od 1 lipca 2018) osób o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Ubezpieczony może zrealizować potwierdzone zlecenie u dowolnego świadczeniodawcy, posiadającego umowę z NFZ.

Wyroby medyczne wydawane na zlecenie przysługują bezpłatnie (do wysokości limitu) lub za częściową odpłatnością.

Przykładowe okresy użytkowania, wysokość odpłatności i limity cen
wyrobów medycznych dla dorosłych:

pełen wykaz wyrobów medycznych wydawanych na zlecenie
zawierający określenie dla każdego przedmiotu osób uprawnionych do wystawienia zlecenia, limitu finansowania ze środków publicznych, wysokości udziału własnego świadczeniobiorcy w tym limicie, kryteriów przyznawania, okresu użytkowania i limitu cen naprawy wyrobu

Okres użytkowania wózków inwalidzkich może ulec skróceniu, w przypadku gdy nastąpiły zmiany w stanie fizycznym użytkownika, powodujące konieczność skrócenia okresu użytkowania wyrobu medycznego, a możliwości regulacji tego wyrobu zostały wyczerpane.
Limit na naprawę wyrobu medycznego wynosi 30% limitu ceny danego wyrobu. Dotyczy to przedmiotów określonych w Rozporządzeniu jako „naprawialne”. Refundowanej naprawy można dokonać na podstawie zlecenia wystawionego przez  właściwy ze względu na miejsce zamieszkania ubezpieczonego Oddział Funduszu. Refundowane naprawy są możliwe (po upływie gwarancji), tylko w podanym w Rozporządzeniu okresie użytkowania, maksymalnie do kwoty ustalonego limitu ceny, niezależnie od liczby napraw.
W przypadku dokonania naprawy i wykorzystaniu części lub całości tego limitu, okres użytkowania wyrobu medycznego ulega wydłużeniu proporcjonalnie do wykorzystanej części limitu naprawy.